Guida completa ai processi approvativi in Salesforce

Gli Approval Process in Salesforce sono un meccanismo che consente di automatizzare i processi approvativi all’interno della Org.

Accade molto spesso infatti che le modifiche a dei record debbano essere approvate da manager o superiori prima che siano rese permanenti.

Un Approval Process serve quindi proprio a questo ed è composto da una serie di step de seguire e configurare in modo tale da consentire una corretta gestione dell’approvazione dei cambiamenti su un record.

Vediamo come progettarlo.

Progettare un approval process

Un processo approvativo è composto dai seguenti passi:

  • Evento che scatena l’inizio del processo – Per esempio cliccando il pulsante “Submit for Approval” oppure effettuando la submit in modo automatico quando alcune condizioni esterne si verificano.
  • Criterio di entrata (Entry Criteria) – Ovvero per quali condizioni il record dovrà essere sottoposto ad approvazione.
  • Azioni iniziali subito dopo l’inizio del processo (Initial Submission action) – Vengono definite le azioni da fare quando vi è una nuova richiesta di approvazione, come per esempio inviare una email all’approvatore, bloccare il record da eventuali modifiche ecc.
  • Uno o più approval step – In cui bisogna definire le azioni: in caso di approvazione, in caso di rifiuto e nel caso in cui colui che ha chiesto l’approvazione annulli la richiesta.

Per ognuno degli step di cui sopra dovrai definire i dettagli in modo da sicuro di avere tutte le informazioni prima di andare a creare il processo. 

In particolare per ogni step menzionato in precedenza:

  • Chi può effettuare la sottomissione di un record per l’approvazione? E’ necessario restringere l’accesso al processo approvativo soltanto ad una categoria di Utenti?
  • Il processo di approvazione non deve scattare per tutti i record. Vuoi limitare l’approvazione soltanto a record che soddisfano alcuni criteri (per esempio l’amount di una quote, la source di un lead ecc.)?
  • Chi dovrà approvare il record? Bisogna evitare che il record possa essere modificato mentre si richiede l’approvazione per un cambiamento? Bisogna notificare gli Utenti?
  • Quanti livelli di approvazione sono necessari? Quali azioni effettuare per ogni livello di approvazione quando si approva/rifiuta/annulla la chiamata di approvazione?

È importante definire ad ogni passo tutte le variabili da tenere in considerazione in modo da semplificare il più possibile il processo e renderlo manutenibile in caso di modifiche future.

Una volta progettato nei dettagli, vediamo come creare un Approval Process.

Come creare un processo approvativo

Per creare un processo approvativo:

1. Setup > Quick Find cerca “Approval Process” e clicca sul relativo link

2. Nella schermata iniziale del processo approvativo scegli l’oggetto a cui legare il processo e poi clicca su “Create New Approval Process” e “Use Standard Setup Wizard”

3. A questo punto partirà un wizard in cui, ad ogni step, dovrai inserire alcune informazioni. Nel primo step bisogna inserire nome e descrizione del processo e poi cliccare su “Next”

4. Inserisci i criteri per cui un record dovrà essere soggetto ad approvazione. Esistono due editor: 

  1. “Criteria are met” – Consente di inserire più condizioni in and o or
  2. “Formula evaluates to true” – Consente di creare logiche più complesse per la sottomissione di un record soggetto ad approvazione

5. Una volta definiti i criteri bisogna designare chi sarà l’approvatore. Si può utilizzare il campo standard “Manager” dell’oggetto User, oppure creare un campo cliccando su “Create New Hierarchical Relationship Field”. Questa seconda opzione ti darà più libertà nel decidere chi sarà l’approvatore di un record.

I campi che decidono chi sarà il prossimo approvatore devono essere valorizzati: 

  • In modo manuale quando viene creato un Utente
  • In modo dinamico utilizzando dei meccanismi automatizzati

6. Nello step successivo bisogna scegliere l’email template per inviare una notifica quando una richiesta di approvazione viene sottomessa da un Utente

7. Infine bisogna scegliere i campi da mostrare a Layout quando un approvatore riceve una richiesta di approvazione. È importante accertarsi che tutti i campi importanti su cui basare la scelta di approvazione/rifiuto siano ben visibili.

Una volta terminata la procedura guidata del wizard, è necessario definire le azioni da fare quando una richiesta viene approvata o rifiutata.

Creare le azioni di approvazione

Dopo aver definito il processo approvativo, è necessario stabilire almeno le azioni per:

  • Quando una richiesta viene inoltrata (sezione Initial Submission Actions)
  • Quando una richiesta viene approvata (sezione Final Approval Action).
  • Quando una richiesta viene rifiutata. (sezione Final Rejection Action)
  • Quando una richiesta viene annullata dalla persona che aveva previamente inviato la richiesta di approvazione (sezione Recall Action).

Per ognuna di esse si possono definire le seguenti azioni:

  • Creare un nuovo task
  • Inviare una email
  • Aggiornare un particolare campo
  • Inviare un outbound message

Ovviamente puoi creare nuove azioni cliccando su “Add New” oppure se già esistono cliccare su “Add Existing” e cercare l’azione necessaria da effettuare.

Esiste una particolare azione che viene triggerata nel processo approvativo, e si tratta dell’azione “Record Lock” che per default blocca qualsiasi modifica sul record sottoposto ad approvazione mentre lo sblocca in caso di annullamento della richiesta di approvazione o nel caso di rifiuto.

È possibile però cambiare questo comportamento di default per le azioni di Final Approval e Final Rejection cliccando su Edit al lato dell’azione e poi selezionando “Unlock The Record For Editing”.

Cosa sono gli Approval Steps

I processi approvativi più semplici sono composti da un singolo livello di approvazione, il cui procedimento è stato descritto in precedenza. 

Esistono però alcune processi approvativi che necessitano di avere più livelli di approvazione: un classico esempio potrebbe essere l’approvazione di uno sconto sul prezzo di vendita di un prodotto.

Per esempio per uno sconto tra il 5 e il 10% potrebbe essere necessaria soltanto l’approvazione del livello gerarchico sopra il tuo, mentre per uno sconto dall’11 al 20% è necessaria l’approvazione di due livelli gerarchici sopra il tuo.

In questo caso, per ogni Approval Step, è necessario definire chi sarà l’approvatore e se e quali saranno le azioni da effettuare in caso di approvazione o rifiuto dello step.

Per creare un singolo Approval Step, una volta creato il processo approvativo, procedi così:

1. Clicca su “New Approval Step” dall’apposita sezione

2. Inserisci Il nome e i dettagli

3. Inserisci i criteri per cui questo Approval Step dovrà iniziare

4. Scegli chi dovrà approvare la richiesta. Anche in questo caso, si può scegliere di utilizzare il campo “Manager” presente sullo User, o utilizzare un campo “Custom”

Una volta creato un nuovo Approval Step, è necessario definire quali azioni eseguire nel caso di approvazione dello step o di rifiuto della richiesta. La definizione di queste azioni funziona come descritto sopra per le altre azioni di approvazione/rifiuto. 

Per definire tali azioni, vai nella sezione “Approval Step” e clicca su “Show Actions”.

Complimenti! Hai appena creato il tuo primo processo approvativo. Se hai voglia di continuare ad esercitarti, prova a conseguire il badge di questo trailehead.

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