Record Visibility e Organization Wide Default

In questa guida ti parlerò della piramide della visibilità dei Record ed approfondirò il primo livello di visibilità: Organization Wide Default.

Cosa intendiamo per Record visibility

Quando si parla di visibilità dei Record, si intende l’insieme di Record di un dato Oggetto che un Utente può vedere.

Infatti, nella maggior parte dei casi, anche se ha accesso all’Oggetto, un Utente deve vedere soltanto i Record che crea lui o quelli di un ristretto gruppo di suoi collaboratori. 

Per questo motivo esistono una serie di meccanismi che consentono di settare il grado di visibilità dei Record.

I meccanismi di visibilità dei Record seguono una piramide, in cui il livello più basso è rappresentato dal minimo livello di accesso, per poi “aprire” la visibilità quanto più si sale lungo la piramide.

Ecco di seguito un esempio della piramide di visibilità:

I primi livelli di visibilità sono rappresentati da Ownership e Organization Wide Default (OWD).

Caso particolare: ownership di un Record

L’owner di un Record ha permessi speciali sul Record, a prescindere dal livello di Record Visibility, in particolare può:

  • Vedere ed editare il Record
  • Trasferire il Record a un’altro Utente
  • Eliminare il Record

L’unico modo per limitare questi privilegi è attraverso il profilo, cioè editando la Object Permission del profilo legato all’Utente (clicca qui per saperne di più sull’Object Permission).

Gli owner di alcuni Oggetti Standard avranno inoltre la possibilità di vedere le informazioni di alcuni Record correlati, anche se non sono i proprietari dell’oggetto correlato in questione. In particolare:

  • Oggetti legati all’account avranno visibilità sull’account stesso. Un esempio tipico è rappresentato da Opportunities e Contact che avranno diritti di lettura sui relativi Account.
  • Contact legati ad un Case. L’owner di un Case sarà in grado di vedere le informazioni del Contact correlato al Case, anche se non è l’owner del contatto in questione.

Organization Wide Default (OWD)

A parte l’owner – che rappresenta un livello di privilegi laterale alla piramide rappresentata prima – l’OWD è il primo strumento che permette di settare il livello minimo di accesso per un Oggetto e che varrà (a meno di eccezioni) per tutta la Org in questione.

Per ogni Oggetto, i valori che possiamo dare sono:

  • Private – Solo l’owner è in grado di vedere i Record
  • Public-Read-Only – Tutti gli Utenti possono accedere alle informazioni, ma solo l’owner del Record può modificarlo
  • Public-Read-Write – I Record sono visibili e modificabili da tutti gli Utenti all’interno della Org
  • Public-Read-Write-Transfer – Come sopra, ma consente anche di trasferire l’ownership di un Record da un Utente a un altro

Ci sono due Oggetti i cui valori dell’OWD fanno eccezione rispetto a quelli elencati sopra:

  1. Per l’Oggetto User gli unici due valori disponibili sono Private e Read-only. È possibile però sempre aprire la visibilità utilizzando tecniche quali sharing rules e manual sharing 
  1. Per l’Oggetto Calendar, invece, i valori dell’OWD sono differenti. In particolare i valori disponibili sono:
  • Hide Details – Gli Utenti possono solo vedere le disponibilità
  • Hide Details and Add Events – Gli Utenti possono vedere le disponibilità ed aggiungere eventi 
  • Show Details – Gli Utenti possono vedere i dettagli degli eventi, ma non possono aggiungere nuovi eventi o modificare quelli già esistenti
  • Show Details and Add Events – Gli Utenti possono vedere i dettagli degli eventi, aggiungere nuovi eventi ma non possono modificare gli eventi già esistenti

Come cambiare OWD di un Oggetto

Per cambiare l’OWD di un Oggetto:

1 Dalla pagina principale di Salesforce clicca su “Setup”

2. Dal quick find cerca “Sharing Setting” e clicca sul relativo link

3. Dalla pagina di Sharing Setting è possibile effettuare più di un’operazione: 

  • Cambiare l’OWD degli Oggetti
  • Creare delle Sharing Rules

Nel nostro caso vogliamo cambiare l’OWD degli Oggetti, quindi nella sezione Organization Wide Default clicca su “Edit“.

4. Una volta cliccato su Edit avrai di fronte una riga per ogni oggetto. Cambia i valori scegliendo tra quelli disponibili nel menù a tendina. Quando hai terminato clicca su “Save“.

5. Una volta salvato ti apparirà un avviso che ti informa che tutte le regole di sharing saranno ricalcolate. Questo messaggio sparirà dopo qualche secondo generalmente e, quando ha terminato, sei pronto per testare il nuovo grado di visibilità.

Come decidere qual è l’OWD pertinente per gli Oggetti della tua Org

Come fare a decidere qual è l’OWD corretta per ogni Oggetto? 

Bisogna porsi le seguenti domande:

  • Esiste un Utente per cui anche un solo Record dell’Oggetto non deve essere visibile? Se la risposta a questa domanda è si allora OWD sarà “Private“
  • Esiste almeno un Utente che non deve essere in grado di modificare un Record? Se la risposta a questa domanda è sì allora OWD dovrà essere “Public-Read-Only“

Se a queste domande la risposta è invece no, allora OWD potrà essere settato come Public-Read-Write o Public-Read-Write-Transfer in base a se vogliamo o meno che gli Utenti possano trasferire i Record.

ATTENZIONE! La fase di scelta dell’OWD è cruciale all’inizio di un progetto, perché OWD rappresenta il più stretto grado di visibilità di un Record e cambiarlo in corso d’opera significa causare non pochi disagi agli Utenti.

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