Il Role non è altro che meccanismo che consente di controllare l’accesso ai dati da parte di un utente, in relazione al suo ruolo all’interno dell’azienda.
Ogni utente creato all’interno della Org quindi deve essere assegnato ad un Role.
Role Hierarchy
Per capire quando è necessario utilizzare le Role Hierarchy, pensiamo al seguente esempio:
Un manager ha necessità di verificare e organizzare le informazioni relative agli altri membri del team, ma ciascun membro del team deve vedere soltanto le proprie informazioni e non quelle ad esclusivo uso del manager.
In questo caso è necessario creare una Role Hierarchy in cui il manager avrà assegnato un Role più in alto nella gerarchia rispetto ai suoi collaboratori.
Regole generali sulla Role Hierarchy:
- Ogni ruolo ha visibilità dei record per gli utenti i cui ruoli stanno più in basso nella gerarchia.
- Due ruoli sullo stesso livello della gerarchia (detti “fratelli” o, in inglese, siblings) non potranno vedere le rispettive informazioni all’interno della Org.
Come creare un Role e Role Hierarchy
Per creare un Role in Salesforce:
1. Clicca su “Setup”.
2. Nel quick search cerca “Roles” e poi clicca su “Add Role”.
3. Dopo aver cliccato su “Add Role” ti apparirà una schermata come la seguente.
Basterà aggiungere il nome e la label e cliccare “Save”.
Il campo “This role reports to” verrà automaticamente popolato con il Role sopra cui avete cliccato “Add Role”.
Nel caso in cui ti fossi sbagliato, cliccando sulla lente di ingrandimento potrai scegliere un altro ruolo che sarà gerarchicamente più in alto del Role che stai creando.
Che differenza esiste tra ruoli e profili?
Può sembrarti che gli ambiti di influenza in cui agiscono Ruoli e Profili possano accavallarsi, ma non è del tutto così.
- I profili agiscono sulla visibilità di oggetti, campi, app, tabs ecc. ovvero tutto quello che riguarda le informazioni vere e proprie della Org, ma non sui dati inseriti dagli utenti.
Solo in un caso i profili influenzano la visibilità dei record: quando ad un profilo non viene concessa la visibilità su un oggetto.
Infatti, se non sono in grado di vedere l’oggetto, ovviamente non potrò vedere nessuno dei suoi record.
- I ruoli agiscono sulla visibilità delle informazioni inserite all’interno della Org.
L’impatto più grosso sono le Role Hierarchy, ma ci sono altre impostazioni che utilizzano i Roles per condividere informazioni tra gli utenti che normalmente non dovrebbero vedere queste informazioni.
I Roles e gli ambiti di utilizzo
I Role e la Role Hierarchy vengono utilizzati principalmente per creare gerarchie sulla visibilità delle informazioni.
Essi possono essere utilizzati anche per condividere informazioni in altri contesti come le Sharing Rules.
Non preoccuparti se non conosci ancora tutti gli strumenti che verranno nominati di seguito; questo paragrafo vuole essere solo informativo.
1. Le Sharing Rules consentono di condividere informazioni con tutti gli utenti di un determinato ruolo, sia di decidere se e quali informazioni condividere e con quale utente, come mostra la figura in basso.
2. Quando decidiamo il livello minimo di sicurezza dei Record all’interno della nostra Org, possiamo decidere se i Record saranno visibili soltanto dall’Owner, oppure dall’Owner e dai ruoli gerarchici sopra di lui, contrassegnando il checkbox “Grant Access Using Hierarchies”.
3. Quando si progettano e realizzano le Queue per assegnare Lead e Case a determinati utenti, essi possono far parte di determinati Roles, come nella figura sotto.
Questi sono soltanto alcuni esempi di come si possono utilizzare i Roles e le Hierarchies, per questo motivo è molto importante definire quali sono nel modo più corretto e lineare possibile, altrimenti sistemare in seguito delle strutture complesse potrebbe avere impatti non indifferenti.
Best practice nell’utilizzo di Roles e Roles Hierarchy
Un concetto fondamentale da capire quando si parla di Roles e Hierarchies è che la loro gerarchia non deve riflettere fedelmente la gerarchia aziendale perchè questa a volta può essere molto più complessa.
Le Role Hierarchies di Salesforce servono per definire i LIVELLI DI VISIBILITÀ delle informazioni nei gruppi di lavoro.
Se un Team ha la stessa visibilità su tutti i Record che vengono lavorati (come può succedere nei casi di estrema cooperazione del Team) non sarà necessario creare una Role Hierarchy, ma si potrà prevedere un solo Role per tutti questi tipi di utenti.
Quindi, quando progetti la tua Role Hierarchy, tieni in mente chi e come accederà alle informazioni, piuttosto che la gerarchia aziendale vera e propria.